내려가는 순서

관공서에 낼 문서를 쓰는데 항목 번호를 어떻게 매겨야 할지 애매합니다. 워드가 자동으로 붙여주는 1. a. i.는 아무래도 아닌 것 같고요.

순서가 정해져 있습니다. 행정업무 처리 기준에 따른 것이고, 관공서 문서는 대부분 이 순서를 따릅니다.

여섯 단계

숫자와 한글이 번갈아 나오고, 점 → 닫는 괄호 → 양쪽 괄호 순으로 바뀝니다. 규칙을 알면 외우기 쉽습니다.

여섯 단계보다 깊어지는 일은 거의 없습니다. 그만큼 내려갔다면 구조를 다시 짜는 편이 낫습니다.

워드 자동 번호가 문제인 이유

워드나 한글의 자동 목록 기능은 1. a. i. 같은 서양식 순서를 기본으로 씁니다. 이걸 그대로 쓰면 공문서 형식과 달라집니다.

더 성가신 건 나중에 손보기 어렵다는 점입니다. 자동 번호는 글자가 아니라 서식이라, 다른 프로그램에서 열거나 PDF로 바꿀 때 어긋나는 경우가 있습니다.

공문서는 번호를 글자로 직접 적는 편이 안전합니다. 항목이 늘어나면 다시 매겨야 하는 수고가 있지만, 형식이 틀어지지 않습니다.

들여쓰기

각 단계는 앞 단계보다 들여 씁니다. 두 칸씩 들이는 것이 일반적입니다.

1. 첫째 항목
  가. 둘째 항목
    1) 셋째 항목
      가) 넷째 항목

들여쓰기가 없으면 어느 단계인지 한눈에 안 들어옵니다. 반대로 탭을 섞어 쓰면 프로그램마다 간격이 달라지니, 공백으로 통일하는 편이 낫습니다.

기호 쓰기

·, -, ※ 같은 기호도 씁니다. 다만 번호 대신 쓰는 것이 아니라 보조로 쓰는 것입니다.

• ※ — 참고 사항, 주의 사항
• · — 번호를 매길 필요 없는 나열
• → — 조치나 결과

이모지나 특수한 기호는 피하세요. 받는 쪽 시스템에서 깨지거나 네모로 나올 수 있습니다. 공문서에서 그런 일이 생기면 곤란합니다.

자주 틀리는 것

가. 다음이 나.인데 ㄴ.으로 쓰는 경우가 있습니다. 한글 자모가 아니라 가나다 순서입니다.

마침표를 빠뜨리는 경우도 흔합니다. 첫째·둘째 단계는 점을 찍고, 셋째·넷째는 닫는 괄호만 씁니다. 1) 뒤에 점을 찍지 않습니다.

항목이 하나뿐인데 번호를 붙이는 경우도 있습니다. 나눌 것이 없으면 번호 없이 문단으로 쓰면 됩니다.

정리하면

• [ ] 1. → 가. → 1) → 가) 순서를 지켰는가
• [ ] 자동 번호가 아니라 글자로 적었는가
• [ ] 단계마다 들여 썼는가 (탭 말고 공백)
• [ ] 특수 기호가 깨질 만한 것은 아닌가
• [ ] 항목이 하나뿐인데 번호를 붙이지는 않았는가

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이 글은 2026년 10월 기준으로 정리한 것입니다. 기관에 따라 자체 서식 기준이 있을 수 있으니, 제출처의 양식이나 안내를 함께 확인하시기 바랍니다.

아래 도구로 들여쓰기를 정리하고, 깨질 수 있는 특수문자를 찾아낼 수 있습니다.