거래 문서가 오가는 순서

거래처에서 거래명세서를 받았습니다. 품목과 금액이 다 적혀 있으니 경비 처리가 될 것 같습니다.

⚠️ 안 됩니다. 거래명세서는 적격증빙이 아닙니다.

적격증빙이 무엇인가

세법이 인정하는 증빙은 정해져 있습니다.

✓ 세금계산서
✓ 계산서
✓ 신용카드 매출전표
✓ 현금영수증 (지출증빙용)
✗ 거래명세서
✗ 견적서
✗ 청구서
✗ 간이영수증 (3만원 초과 시)

⚠️ 거래명세서만 받고 세금계산서를 안 받으면 매입세액 공제도 못 받고 비용 처리도 어려워집니다.

아직 거래가 아닙니다. 조건을 제안하는 단계입니다.

⚠️ 두 가지를 반드시 적으세요.

부가세 별도인지 포함인지    안 적으면 10% 다툼
유효기간                   안 적으면 조건이 무한정 유지

무엇을 얼마에 줬는지 상세히 적습니다. 세금계산서에 안 들어가는 품목·수량·단가를 담습니다.

실무에서는 거래명세서를 먼저 보내 확인받고, 그다음 세금계산서를 발행하는 흐름이 흔합니다. 금액이 틀리면 세금계산서를 수정하기 번거롭기 때문입니다.

⚠️ 다만 세무 증빙은 아닙니다. 내부 확인용이자 참고 문서입니다.

부가세 신고와 비용 처리의 근거입니다.

홈택스에서 전자 발행
발행 즉시 국세청에 자동 신고

받는 쪽은 매입세액 공제를 받고, 주는 쪽은 매출로 신고합니다.

⚠️ 간이과세자는 대개 발행할 수 없습니다. 거래처가 사업자라면 미리 확인하셔야 합니다. 세금계산서를 못 받으면 거래가 끊길 수 있습니다.

"이만큼 주세요"입니다. 법적 효력이 따로 있는 문서는 아닙니다.

그래서 거래명세서나 세금계산서와 함께 보내는 것이 일반적입니다. 청구서만 보내면 근거가 없습니다.

세금계산서를 발행할 수 없는 경우가 많습니다. 그때는 이렇게 갑니다.

견적서 → 작업 → 청구서 → 3.3% 원천징수 후 입금

⚠️ 거래처가 원천징수영수증을 줍니다. 이걸 보관하셔야 5월 종합소득세 신고에서 씁니다.

⚠️ 현금영수증을 소득공제용으로 받으면 회사 경비로 못 씁니다. 발급받을 때 용도를 고르셔야 합니다.

증빙 서류는 5년입니다. 종이는 잉크가 날아가므로 찍어두시는 편이 안전합니다.

이 글은 일반적인 내용을 정리한 것으로 개별 사안에 대한 세무 자문이 아닙니다. 업종과 거래 형태에 따라 적용이 다르니 세무대리인이나 국세청 상담(126)에서 확인하시기 바랍니다.

아래 도구로 견적서를 만들 수 있습니다. 부가세 별도 여부와 유효기간이 자동으로 들어갑니다.