임금명세서, 안 주면 과태료입니다. 5인 미만도 포함입니다

"직원 두 명인데 우리도 줘야 하나요?"

줘야 합니다. 2021년 11월 19일부터 근로자를 1명이라도 고용한 모든 사업장이 임금 지급 시 임금명세서를 함께 교부해야 합니다. 아르바이트생도, 일용직도 대상입니다.

몰라서 안 주는 경우가 아직 많은데, 모른다고 면제되지 않습니다.

왜 생긴 제도인가

예전에는 통장에 금액이 찍히면 끝이었습니다. 그러다 보니 이런 상황이 반복됐습니다.

• 이번 달 왜 20만원이 적지 — 확인할 방법이 없음
• 야근했는데 수당이 안 나온 것 같은데 — 계산 근거가 없음
• 세금을 왜 이만큼 떼가지 — 공제 항목을 모름

임금 체불 분쟁이 생기면 근거가 없어 해결이 길어집니다. 그래서 근로기준법 제48조 제2항이 개정됐습니다.

사업주에게도 이득입니다. 분쟁이 생겼을 때 명세서가 증거가 됩니다. 없으면 불리해집니다.

필수 기재사항 6가지

근로기준법 시행령 제27조의2가 정한 항목입니다.

법정 서식은 없습니다. 이 여섯 가지만 다 들어가면 양식은 자유입니다. 엑셀이든 워드든 상관없습니다.

자주 오해하는 것

"성명, 생년월일, 사원번호를 다 적어야 하나요?"

아닙니다. 이 정보는 명세서가 누구 것인지 알 수 있게 하려는 목적입니다. 소규모 사업장이면 이름만 적어도 됩니다. 다만 동명이인이 있다면 생년월일이나 사원번호를 함께 적는 편이 안전합니다.

"공제 근거까지 적어야 하나요?"

아닙니다. 소득세율이나 4대보험 요율까지 쓸 필요는 없습니다. 항목별 금액과 총액만 적으면 됩니다. 근로자가 법령에서 근거를 찾을 수 있기 때문입니다.

다만 결근으로 기본급을 깎은 경우는 다릅니다. 이건 법령에 따른 공제가 아니라 임금 구성항목 자체가 달라진 것이라, 결근일수 같은 차감 근거를 명확히 적어야 합니다.

5인 미만은 계산이 다릅니다

여기서 가장 많이 틀립니다.

상시 4인 이하 사업장은 근로기준법의 가산수당 규정이 적용되지 않아 통상시급으로 계산합니다. 연장·야간·휴일 근로시간 수를 명세서에 적을 의무도 없습니다.

반대로 조심할 것도 있습니다. 4인 이하인데 야간수당 항목을 만들어 0원으로 적어두면 안 됩니다. 지급하지 않은 수당을 적는 것은 사실과 다른 기재가 됩니다.

통상시급 구하는 법

가산수당을 계산하려면 통상시급이 필요합니다.

월 통상임금 ÷ 209시간

209는 주 40시간제의 월 소정근로시간입니다. 주 40시간에 주휴 8시간을 더해 연간으로 환산한 값입니다.

통상임금에 무엇이 들어가는지가 중요합니다.

• 들어감: 기본급, 정기적·일률적으로 지급하는 고정수당 (직책수당, 식대 등)
• 빠짐: 실적에 따라 달라지는 성과급, 부정기 상여금

식대처럼 비과세인 항목도 통상임금에는 들어갑니다. 비과세 여부와 통상임금 포함 여부는 별개 기준입니다. 이걸 섞으면 시급이 낮게 나와 수당이 과소 지급됩니다.

과태료는 얼마나

500만원 이하입니다. 다만 실제 부과는 위반 횟수에 따라 갈립니다.

• 1차 위반: 근로자 1명당 30만원
• 3차 이상: 근로자 1명당 100만원

근로자 1명당, 월별로 계산됩니다. 직원이 20명인 회사가 반복 위반하면 금액이 빠르게 불어납니다.

교부하지 않은 경우뿐 아니라 필수 항목을 빠뜨리거나 사실과 다르게 적은 경우도 대상입니다. 실제 과태료 사례를 보면 대부분 필수 기재사항 누락이나 계산방법 미기재가 원인입니다.

보통은 시정 기간(통상 14일)이 먼저 주어지고, 그 안에 이행하면 감경될 수 있습니다. 다만 근로자가 처벌을 요구하거나 시정하지 않으면 바로 부과됩니다.

교부 방법과 보관

종이, 이메일, 카카오톡 모두 가능합니다. 전자문서법에 따른 전자문서면 됩니다. 사내 전산망에 올리는 것도 됩니다.

다만 교부했다는 사실을 증명할 수 있어야 합니다. 서면이면 교부확인서를 받고, 전자로 보냈다면 발송 기록을 남겨두세요.

한 가지 헷갈리는 지점이 있습니다. 임금대장과 임금명세서는 별개입니다.

• 임금대장: 사업장이 3년간 보관하는 문서
• 임금명세서: 근로자에게 교부하는 문서

임금대장을 작성했다고 명세서 교부 의무가 면제되지 않습니다.

세무사 사무실에서 받은 것도 확인하세요

실무에서 자주 나오는 문제입니다. 세무 대리인이 만들어준 급여명세서가 근로기준법 요건을 충족하지 못하는 경우가 있습니다. 세무 목적으로 만든 문서와 근로기준법이 요구하는 문서가 다르기 때문입니다.

받은 명세서에 위 여섯 항목이 다 있는지 한 번 확인해 보시길 권합니다.

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이 글은 일반적인 법 내용을 정리한 것으로 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 임금 구성이 복잡하거나 포괄임금제를 운영한다면 노무사나 고용노동부 상담(국번 없이 1350)에서 확인하시는 편이 확실합니다.

아래 도구는 여섯 항목이 채워졌는지 실시간으로 확인하며 명세서를 만들어줍니다. 입력한 급여 정보는 서버로 전송되지 않습니다.