PDF로 바꿀 때 무엇이 유지되고 무엇이 사라지나
PDF로 바꾸는 이유는 대개 둘 중 하나입니다. 어디서 열어도 똑같이 보이게 하려고, 또는 상대가 못 고치게 하려고.
그런데 변환 방식에 따라 결과가 꽤 다릅니다. 무엇이 살아남고 무엇이 사라지는지 미리 알면 제출 직전에 당황할 일이 줄어듭니다.
변환에는 두 가지 방식이 있습니다
이 차이를 이해하면 나머지가 다 설명됩니다.
원본 프로그램에서 인쇄하듯 내보내는 방식입니다. 워드에서 "PDF로 저장", 한글에서 "PDF로 저장"이 여기 해당합니다. 프로그램이 이미 화면에 그려놓은 것을 그대로 종이 대신 PDF에 찍어냅니다. 원본과 100% 같습니다.
내용을 읽어 다시 조판하는 방식입니다. 웹 변환 도구 대부분이 이쪽입니다. 파일에서 글과 표를 꺼낸 뒤 새로 배치합니다. 프로그램 설치가 필요 없다는 게 장점이고, 배치가 원본과 달라질 수 있다는 게 단점입니다.
정확도가 절대적으로 중요하다면 첫 번째, 프로그램이 없거나 빠르게 처리해야 한다면 두 번째입니다.
원본별로 정리하면
워드(docx) → PDF
| 유지됨 | 사라지거나 달라짐 |
|---|---|
| 글 내용과 순서 | 그림, 도형 |
| 제목 단계 (제목1, 제목2) | 표 (도구에 따라) |
| 굵게, 목록 | 머리말·꼬리말 |
| 문단 구분 | 쪽 나눔 위치 |
쪽 나눔이 달라지는 것을 가장 자주 놀라십니다. 워드에서 3쪽이던 문서가 PDF에서 4쪽이 되는 식입니다. 여백과 줄 간격을 다시 계산하기 때문에 자연스러운 현상입니다.
"20쪽 이내" 같은 분량 제한이 있는 제출물이라면 반드시 변환 후 쪽수를 확인하세요.
엑셀(xlsx) → PDF
| 유지됨 | 사라지거나 달라짐 |
|---|---|
| 셀 값 | 셀 배경색, 조건부 서식 |
| 표 구조 (행·열) | 수식 (계산된 값만 남음) |
| 시트 구분 | 차트, 그래프 |
| 열 너비 |
엑셀에서 특히 걸리는 건 열이 많을 때입니다. 20열짜리 표를 A4 세로에 넣으면 한 칸에 두세 글자밖에 안 들어갑니다.
대응은 두 가지입니다. 페이지를 가로로 놓거나, 꼭 필요한 열만 남기고 나머지를 지운 뒤 변환하는 것입니다. 후자가 읽는 사람에게 훨씬 낫습니다.
수식이 값으로 바뀌는 것은 대개 장점입니다. 받는 쪽에서 계산 오류를 볼 일이 없고, 링크가 깨진 참조 오류(#REF!)도 나타나지 않습니다. 다만 검토 목적이라 수식이 보여야 한다면 PDF가 아니라 엑셀 파일 자체를 보내야 합니다.
텍스트·마크다운 → PDF
가장 단순하고 가장 안정적입니다. 원본에 서식이 거의 없으니 잃을 것도 없습니다.
마크다운으로 쓰면 제목, 목록, 인용, 구분선이 서식으로 살아납니다. 회의록이나 메모를 문서 형태로 남길 때 이 경로가 편합니다.
한 가지 주의점은 한글 글꼴입니다. PDF 표준 기본 글꼴에는 한글이 없습니다. 글꼴을 PDF 안에 넣지 않으면 다른 컴퓨터에서 열었을 때 글자가 깨지거나 네모로 나옵니다. 제대로 만든 도구라면 글꼴을 파일에 포함시키므로, 변환 후 다른 기기에서 한 번 열어보는 것으로 확인할 수 있습니다.
이미지 → PDF
사진이나 스캔본을 문서로 묶는 경우입니다.
| 유지됨 | 주의할 점 |
|---|---|
| 화질 (재압축 없다면) | 글자를 선택하거나 검색할 수 없음 |
| 이미지 순서 | 용량이 커지기 쉬움 |
PDF가 됐다고 글자가 되는 건 아닙니다. 스캔한 계약서를 PDF로 묶어도 그건 여전히 사진입니다. 텍스트 검색도, 복사도 안 됩니다. 글자로 만들려면 문자 인식(OCR)이라는 별도 과정이 필요합니다.
용량도 자주 걸립니다. 스마트폰 사진 10장을 그대로 묶으면 40MB가 넘습니다. 제출 제한이 5MB라면 이미지를 먼저 줄여야 합니다. A4 문서를 화면에서 읽는 용도라면 긴 변 1500px 정도로 충분합니다.
변환 방향을 정할 때
| 목적 | 권하는 경로 |
|---|---|
| 서식이 정확해야 하는 제출물 | 원본 프로그램에서 PDF 저장 |
| 프로그램이 없을 때 | 웹 변환 도구 |
| 여러 서류를 하나로 | 각각 PDF로 만든 뒤 합치기 |
| 표가 핵심인 자료 | 엑셀 원본을 함께 첨부 |
| 사진·스캔본 | 용량 줄인 뒤 PDF로 묶기 |
| 메모·회의록 | 마크다운으로 쓰고 PDF로 |
변환 후 반드시 확인할 것
한 번만 열어보면 대부분의 사고를 막을 수 있습니다.
- 모든 페이지를 넘겨봅니다. 중간에 빈 페이지나 깨진 페이지가 있는지 봅니다.
- 쪽수를 셉니다. 분량 제한이 있다면 특히 중요합니다.
- 글자를 드래그해봅니다. 선택이 되면 텍스트, 안 되면 이미지입니다. 검색 가능해야 하는 문서라면 여기서 걸러집니다.
- 다른 기기에서 열어봅니다. 한글 글꼴 문제는 만든 컴퓨터에서는 드러나지 않습니다.
- 표의 끝 열이 잘리지 않았는지 봅니다.
PDF는 되돌리기 어렵습니다
마지막으로 중요한 점입니다.
PDF에서 워드나 한글로 되돌리는 도구가 있지만, 원본 수준으로 복원되지는 않습니다. 글자는 꺼낼 수 있어도 배치, 표 구조, 그림은 사실상 재현이 어렵습니다.
그래서 원본 파일은 항상 따로 보관해야 합니다. PDF만 남기고 원본을 지웠다가 수정 요청을 받으면 처음부터 다시 만들어야 하는 상황이 생깁니다.
아래 도구들은 모두 브라우저 안에서 동작하며 파일이 서버로 전송되지 않습니다. 한글 글꼴을 PDF에 포함시키므로 어느 기기에서 열어도 같게 보입니다.